Как составить график отпусков на 2025 год для образовательных организаций



Как составить график отпусков на 2025 год для образовательных организаций

В декабре все образовательные организации должны составить график отпусков на 2025 год. Предлагаем готовые графики с подсказками для школы и детского сада, а также примеры, которые помогут заполнить график в спорных ситуациях.

 

Как оформить и заполнить график отпусков

Для графика отпусков применяйте унифицированную форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Если считаете, что в ней недостаточно граф, можно разработать форму самостоятельно. В качестве примера предлагаем готовые образцы графика для детского сада и школы на 2025 год.

ШКОЛА

ДЕТСКИЙ САД

График отпусков школы

График отпусков детского сада

Кому поручить составить график отпусков

Составлять график отпусков и вести его в течение года поручите кадровику или другому работнику, который занимается кадровой работой в образовательной организации, например бухгалтеру или делопроизводителю (профстандарт, утв. приказом Минтруда от 09.03.2022 № 109н, профстандарт, утв. приказом Минтруда от 15.06.2020 № 333н). Его задача – выяснить у работников желаемые отпускные периоды, заполнить форму графика, по необходимости согласовать с профсоюзом и представить на утверждение. Если нужно, привлеките руководителей структурных подразделений. Пусть выяснят у подчиненных планируемые сроки отпуска и передадут информацию кадровику. Закрепите обязанности по работе с графиком в должностных инструкциях ответственных работников.

Организационные моменты пропишите в приказе. Например, в нем можно определить сроки – когда собрать сведения у работников, составить и направить проект графика в профсоюз, ознакомить работников с утвержденным графиком.

Каких работников внести в график отпусков

Внесите в график всех, кто работает по трудовому договору (письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321). Исключение – особые категории работников или обстоятельства.

Внимание

Исполнителей по договору ГПХ в график отпусков не включайте.

Отношения с ними не регулируются трудовым законодательством. В такой ситуации договор ГПХ будет признан трудовым.

Мобилизованные и контрактники

Изучите трудовые договоры мобилизованных и контрактников и, если возможно, их пожелания по датам отпусков. Планируйте отпуск в зависимости от действия трудового договора на день утверждения графика.

Трудовой договор возобновлен. Изучите трудовые договоры мобилизованных и контрактников и, если возможно, их пожелания по датам отпусков. Работник вправе взять отпуск в удобное для себя время в течение шести месяцев после возобновления трудового договора. Стаж работы в образовательной организации при этом значения не имеет (ч. 9 ст. 351.7 ТК). Внесите запланированные даты в график. Чтобы инспекторы ГИТ не предъявили претензий, в графу «Примечание» можно добавить пояснения, почему отпуск запланирован на данный период.

Фрагмент графика отпусков – мобилизованные и контрактники, с которыми возобновили ТД

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678273/

Трудовой договор приостановлен. Вносить работника в график не нужно. Приостанавливайте действие трудового договора с мобилизованным и подчиненным, который поступил на военную службу по контракту или контракту о добровольном содействии Вооруженным силам РФ (ч. 1 ст. 351.7 ТК). На время приостановки стороны не состоят в трудовых отношениях, а значит, не обязаны осуществлять трудовые права и обязанности (ч. 3 ст. 351.7 ТК). Из этого следует, что работодатель не должен включать работника в график отпусков. Такой вывод подтверждает Роструд (информация от 21.10.2022).

Ситуация

Нужно ли предоставить мобилизованному ежегодный отпуск, если его нет в графике отпусков

Да, нужно.

Предоставьте ежегодный отпуск по заявлению работника. Он вправе подать его в первый день выхода на работу (ч. 8 ст. 351.7 ТК).

Вносить мобилизованного в утвержденный график отпусков законодательство не требует. Однако можно дополнить график по своему усмотрению. Законодательных норм по дополнению нет. Руководствуйтесь порядком, установленным в образовательной организации. Период, на который приостанавливали трудовой договор с мобилизованным, включите в его отпускной стаж (ч. 7 ст. 351.7, ч. 1 ст. 121 ТК).

Совместители

Внесите в график отпусков внутренних и внешних совместителей. Не имеет значения, отработали они по совместительству шесть месяцев или нет.

Внутренних совместителей вносите дважды: по основной должности и по совместительству. Даты отпуска по совместительству предусмотрите одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК). Количество дней отпуска должно соответствовать занимаемой должности, даже если продолжительность разная. В графе «Примечание» нужно указать, какая работа основная, а какая – совместительство.

Фрагмент графика отпусков – основная работа и внутреннее совместительство

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678274/

Внешнему совместителю запланируйте отпуск на даты, которые он пожелает взять по основному месту работы (ст. 286 ТК). Запишите их со слов работника или на основании подтверждающего документа, например выписки из графика отпусков или справки от основного работодателя. Нужно предоставить отпуск полной продолжительности, несмотря на то что совместитель трудится неполный рабочий день (ч. 2 ст. 287 ТК). В графе «Примечание» можете сделать отметку о том, что работник — внешний совместитель.

Фрагмент графика отпусков – основная работа и внешнее совместительство

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678275/

Декретницы

Планируйте оплачиваемый отпуск для всех сотрудниц, которые находятся в отпуске по беременности и родам или скоро в него уйдут. Ежегодный отпуск женщина вправе взять перед отпуском по беременности и родам или после него (абз. 2 ч. 3 ст. 122, ст. 260 ТК, письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0). Право возникает независимо от стажа работы в образовательной организации (ст. 260 ТК).

Фрагмент графика отпусков – ежегодный отпуск до и после отпуска по беременности и родам

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678276/

Включите в график работников, выходящих из отпуска по уходу за ребенком в календарном году, на который составляете документ. Если работник пожелает, период ежегодного отпуска нужно предусмотреть сразу после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК). Планируйте его в полном размере независимо от отпускного стажа. В графе «Примечание» можно отметить основание, по которому работник берет ежегодный отпуск в данный период.

Фрагмент графика отпусков – ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678277/

Если отпуск по уходу за ребенком продолжится в предстоящем календарном году, вносить работников в график не надо. Также не вносите тех, кто работает на условиях неполного рабочего времени или на дому, поскольку находиться одновременно в двух отпусках нельзя (п. 20 постановления Пленума Верховного суда от 28.01.2014 № 1, письмо ГУ – МРО ФСС от 26.10.2020 № 10-22/7710-19477). При этом работник вправе прервать отпуск по уходу за ребенком и воспользоваться ежегодным или дополнительным отпуском (письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). В таком случае следует включить его в график.

Ситуация

Нужно ли отражать в графике отпусков отпуск по беременности и родам

Нет, не нужно.

График определяет очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК). Отпуск по беременности и родам предоставляют по заявлению женщины и на основании поступившего по системе «Соцстрах» листка нетрудоспособности.

Новые работники

Новых сотрудников вносите в график в зависимости от даты начала работы. Не имеет значения, как давно сотрудник трудоустроился. Важно, приступил ли он к работе на дату утверждения графика отпусков.

Трудовые отношения возникают с начала действия трудового договора или допуска сотрудника к работе (ст. 16, ч. 1 ст. 61 ТК). Если трудовых отношений нет – трудовой договор подписан, но не вступил в силу, или работник не приступил к исполнению обязанностей – планировать отпуск не нужно (письмо Минтруда от 27.03.2020 № 14-2/В-321). Например, это может произойти, когда трудовой договор подписали в начале декабря, но он начал действовать с начала января.

В любое время вы вправе дополнить график отпусков, включив в него отпуск новичков. Если не включили в график, то предоставляйте отпуск по заявлению работников (ч. 2 ст. 122 ТК).

Подчиненных, которые недавно приступили к трудовым обязанностям, включите в график на общих основаниях. В первый год сотрудник вправе уйти в отпуск только через шесть месяцев непрерывной работы в образовательной организации (ч. 2 ст. 122 ТК). Например, через 11 месяцев или при согласии разделить отпуск на части – в каждом рабочем полугодии. В графе «Примечание» можно отметить реквизиты трудового договора, чтобы обосновать установленный отпускной период. Если новичок имеет право на отпуск в удобное для себя время – предоставьте раньше по запросу (ч. 3 ст. 122). Отказать вы не вправе.

Фрагмент графика отпусков – новичок, который не имеет льгот по датам отпуска

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678279/

Временные работники

Внесите в график отпусков подчиненных, которые работают по срочному трудовому договору, сезонных работников и тех, кого планируете уволить в течение рабочего года. Например, при сокращении штата. Работники имеют право на отпуск, поэтому исключать их из графика нельзя. Иначе нарушите закон. Такую позицию подтверждают и чиновники (письмо Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В-395, письмо Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1).

Работников, которые трудоустроены на срок до шести месяцев, вносите в график по соглашению сторон – право на отпуск у них возникает только по истечении полугода (ч. 2 ст. 122 ТК). Если соглашения не достигли, предоставляйте отпуск по заявлению работника.

Дистанционные работники

Отпуск дистанционных работников, которые временно трудятся вне образовательной организации, планируйте в обычном порядке. Особенностей нет.

Для постоянных удаленщиков при подготовке графика отпусков, помимо основных правил, соблюдайте нормы коллективного договора, локальных актов образовательной организации, условия трудового договора (ч. 5 ст. 312.4 ТК, письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1).

Длительно отсутствующие работники

Запланируйте в графике отпуск для всех работников, которые длительное время отсутствуют на рабочем месте. Например, находятся на больничном, в отпуске без содержания, отстранены от работы. Они могут выйти в любое время. При этом неважно, что некоторые из них уйдут в отпуск не по графику. Стаж работы для отпуска определяйте в зависимости от причины длительного отсутствия.

Как учесть пожелания работников по датам отпусков

Пожелания работников по датам отпусков учитывать можно, но не обязательно. Исключение – работники, которые имеют право на отпуск в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК). Перечень смотрите в справочнике.1

Чтобы исключить конфликты в отпускной период и минимизировать переносы отпусков, рекомендуем также согласовать даты с остальными подчиненными, у которых нет льгот. Для этого поручите кадровику и руководителям структурных подразделений разослать уведомления с просьбой предоставить пожелания. В уведомлении надо указать, до какого числа работник должен дать ответ, и напомнить возможную продолжительность отпуска. Также стоит предупредить, что если работник планирует делить отпуск на части, то одна из них должна быть не менее 14 дней. Количество других частей и их продолжительность работодатель и работник определяют по соглашению (письмо Минтруда от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477).

График отпусков на 2025 год. Презентация для работников

В ответ на уведомление работник вправе сообщить желаемую дату начала отпуска, а если отпуск разбит на части – даты и продолжительность каждой. Рекомендуем запрашивать ответ в письменной форме. Например, в виде индивидуального заявления, опросного листа или ведомости. Форму и порядок подачи документа определите самостоятельно.

График отпусков на 2025 год. Презентация для работников

Как определить продолжительность отпусков для графика

Определить общую продолжительность отпуска каждого работника поручите кадровику. Для этого нужно суммировать дни основного и дополнительного оплачиваемых отпусков, по необходимости – остатки отпуска за предыдущие периоды. Продолжительность отпусков для разных категорий работников предложите посмотреть в таблице, а неиспользованные отпускные дни – в карточке Т-2 при ее наличии.

Внимание

Рабочий год работника отличается от календарного.

Он начинается с первого рабочего дня и длится 12 полных месяцев без учета дней, которые не включают в стаж для отпуска (ст. 121 ТК). Например, работник принят в образовательную организацию 24 октября 2023 года. Его рабочий год начался с этой даты, а не с 1 января (письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1).

Продолжительность отпусков работников

Категория работников

Продолжительность отпуска

Норма

Основной отпуск

Все работники, которым не гарантирован удлиненный отпуск, – сотрудники столовой, отдела кадров, бухгалтерии, технический персонал и т. п.

28 календарных дней

Ст. 115 ТК

Педагоги, руководители школ и детских садов, их заместители, руководители структурных подразделений и их заместители

От 42 до 56 дней. Продолжительность зависит от должности, вида образовательной организации и иных факторов

Ст. 334 ТК, постановление Правительства от 03.04.2024 № 415

Инвалиды

Не менее 30 дней

Ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ

Работники до 18 лет

Не менее 31 календарного дня

Ст. 267 ТК

Дополнительный отпуск

Работники районов Крайнего Севера

24 календарных дня

Ст. 321 ТК

Работники местностей, приравненных к районам Крайнего Севера

16 календарных дней

Работники, занятые во вредных или опасных условиях труда 2-й, 3-й или 4-й степени

Не менее 7 календарных дней

Ст. 117 ТК

Работники с ненормированным рабочим днем

Не менее 3 календарных дней

Ст. 119 ТК

Ситуация

Надо ли учитывать день отдыха донора крови в графике отпусков

Нет, не надо.

Дополнительный день отдыха, который предоставляют после каждого дня сдачи крови и ее компонентов, не считается отпуском (ст. 107, ч. 4 ст. 186 ТК). Этот день по желанию работника можно присоединить к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовать в другое время в течение года после сдачи.

Ситуация

Нужно ли в графике отпусков учитывать учебный отпуск работника и отпуск за свой счет

Нет, не нужно.

В график включают только ежегодный оплачиваемый отпуск, который состоит из основного и дополнительных. Такие отпуска предоставляют сотруднику за рабочий год (ст. 122 и 123 ТК).

Включать в график иные отпуска, например учебные или за свой счет, нет оснований. Учебные отпуска предоставляют вне графика по заявлению сотрудника на основании справки-вызова (ст. 177 ТК, приказ Минобрнауки от 19.12.2013 № 1368).

Ситуация

Есть ли требования к шрифту, который используют при подготовке графика отпусков

Законодательных требований нет.

Требования к названиям шрифтов, которые нужно использовать при подготовке документов, не действуют с 1 июля 2018 года (приказ Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст). Оставили лишь рекомендации к размеру – № 12, 13 и 14. Для таблиц можно использовать шрифты меньших размеров.

Изучите инструкцию по кадровому делопроизводству вашей образовательной организации – она может содержать правила подготовки графика отпусков, в том числе и требования к названию шрифта. Если указаний в документе нет, используйте любой свободно распространяемый шрифт, например Times New Roman или Arial.

Ситуация

Как оформить выписку из графика отпусков

Оформляйте выписку по запросу, например, работника. Главная причина подготовки выписки, а не копии графика – отсутствие персональных данных иных работников.

Законодательных требований к выписке нет. Представьте ее в свободной форме. Например, используйте установленную в образовательной организации форму графика, изменив заголовок документа на «ВЫПИСКА ИЗ ГРАФИКА ОТПУСКОВ». В содержание включите запрошенную информацию – Ф. И. О., должность и отдел работника, дату и количество дней отпуска, реквизиты графика, кто его утвердил. Удобно скопировать из графика нужные строки. Заверьте надписью «Верно», подпишите и укажите дату заверения.

Проверьте содержание графика отпусков

Проверьте содержание готового графика. В унифицированной форме должны быть заполнены шесть первых граф и, если нужно, десятая. Кликайте на точки, чтобы увидеть подсказки.

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678310/

Структурное подразделение

В графу вносят наименование структурного подразделения, в котором числится работник. Если подразделения нет, графу оставляют пустой

 Должность

Наименование должностей работников указывают по штатному расписанию образовательной организации. Должность должна быть написана полностью, без аббревиатур

  Фамилия, имя, отчество

Ф. И. О. работников записывают полностью. Закон не регламентирует, в каком порядке вносить фамилии. Есть три варианта: 1) в алфавитном порядке; 2) в хронологическом; 3) отдельно по структурным подразделениям

 Табельный номер

Указывают номер по табелю учета рабочего времени. Графу заполняют, если в организации работникам присваивают табельные номера

 Количество календарных дней

В графу вносят общее количество дней отпусков. Если работник поделил отпуск на части – продолжительность каждой части. При разделении отпуска хотя бы одна часть должна быть не меньше 14 календарных дней

 Дата запланированная

В графе проставляют запланированную дату отпуска или каждой его части. Дата окончания может отсутствовать, если форма не предусматривает ее наличия. При этом рекомендуем ее указать, чтобы отследить пересечение отпусков

 Пересечение дат отпусков

Чтобы не нарушать работу образовательной организации, не рекомендовано ставить на одно время отпуск работников, которые могут друг друга заменять, например руководителя структурного подразделения и его заместителя

 Примечание

Графу заполняют по необходимости. В нее вносят особенности, которые связаны с планированием отпусков. Например, чтобы уточнить основание для дополнительных дней отдыха. Также в графу можно внести период, за который запланирован отпуск

 .

Убедитесь в отсутствии спорных ситуаций

Перед утверждением графика убедитесь, что кадровик решил спорные ситуации и учел их в документе. Самые распространенные смотрите в подборке.

Ситуация 1. Работник болел в отпуске, но отказался его продлевать и перенес эту часть отпуска на следующий год

Указывать в графике дни отпуска, которые образовались из-за болезни, можно, но не обязательно. Если решили, укажите количество неиспользованных дней в графе 5, а даты, в которые работник их использует, – в графе 6. Основание – реквизиты приказа о переносе отпуска – надо внести в графу 10.

Фрагмент графика отпусков – перенос отпуска из-за болезни

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678312/

Ситуация 2. Работник использовал отпуск за предстоящий год авансом

Если в текущем году работник использовал отпуск авансом и на 2025 год отпускных дней не осталось, в графике ставят показатель «0». Чтобы инспекторы ГИТ не предъявили претензий, в графе «Примечание» дают пояснения.

Фрагмент графика отпусков – отпуск полностью использован авансом

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678313/

Ситуация 3. Работник не полностью использовал отпуск за предыдущие годы

В графике не обязательно указывать отпуска за прошлые годы, но можно это сделать с согласия работника (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0, кассационное определение Пятого кассационного суда общей юрисдикции от 27.07.2022 № 88А-6684/2022). Неиспользованные отпускные дни за прошедшие периоды можно присоединить к дням отпуска на 2025 год либо предоставить их отдельно (ч. 2 ст. 125 ТК). Сведения указывают в графах 5, 6 и 10 унифицированной формы.

Фрагмент графика отпусков – неиспользованные дни отпуска

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678318/

Ситуация 4. Работник выполнял государственные обязанности в текущем году, поэтому требует дополнительный отпуск в 2025 году

Дополнительные дни отдыха можно предоставить, если это предусмотрено локальным актом или коллективным договором образовательной организации (ч. 2 ст. 116 ТК). Количество дней фиксируют в графе 5 унифицированной формы графика, планируемую дату его начала – в графе 6, основание – в последней графе. Если работник выполнял гособязанности во время отпуска, например участвовал в ГИА, судебном заседании, был членом избирательной комиссии, отпуск переносят (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК). Для этого надо учесть пожелания работника и отразить их в графике в том же порядке, в котором вносили дополнительный отпуск: в 5-й графе указать количество дней, которые перенесли, в 6-й – планируемую дату начала отпуска, в 10-й – реквизиты приказа о переносе.

Фрагмент графика отпусков – дополнительные дни отдыха и перенос части отпуска из-за выполнения гособязанностей

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678321/

Ситуация

Можно ли составить график отпусков в электронном виде

Да, можно.

Трудовое законодательство не устанавливает, в какой форме составлять график отпусков – бумажной или электронной. Работодатель вправе определить самостоятельно. График, составленный в электронном виде, необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Ситуация

Можно ли составить отдельный график отпусков для обособленного подразделения, например филиала

Да, можно.

Работодатель сам вправе решать, что ему удобнее – сводный график по организации или отдельные графики для обособленных подразделений. Аналогичную позицию занимают и суды (апелляционное определение Кемеровского областного суда от 01.04.2014 по делу № 33-3018).

Как согласовать график отпусков

Поручите кадровику направить в профсоюз проект графика отпусков и обоснование к нему (ч. 1 ст. 123 ТК). Профсоюз должен представить мотивированное мнение в течение пяти рабочих дней со дня получения проекта (ч. 2 ст. 372 ТК). Как действовать дальше, смотрите в таблице.

Действия руководителя при учете мнения профкома

Мнение профкома

Действия руководителя

Норма

Согласился с проектом графика отпусков или не предоставил мотивированное мнение

Заполните в графике отпусков строку «Мнение выборного профсоюзного органа» – поставьте дату и номер протокола согласования. Затем утвердите график

Ст. 123 ТК

Не согласился с проектом графика, и руководитель согласен с замечаниями

Поручите кадровику доработать график с учетом замечаний профсоюза. Заполните строку «Мнение выборного профсоюзного органа» и утвердите график отпусков в редакции, которую предложил профсоюз

Ч. 3 ст. 372 ТК

Не согласился с проектом графика, и руководитель не согласен с замечаниями

Проведите консультации в течение трех дней после того, как получили мнение профсоюза. Если устранить спорные пункты не получится, оформите протокол разногласий. Утвердите график отпусков в редакции, которую считаете правильной

Ч. 3 и 4 ст. 372 ТК

Ситуация

Надо ли повторно учитывать мнение профсоюза, если внесли изменения в график отпусков

Однозначного ответа нет.

Трудовое законодательство не устанавливает порядок внесения изменений в график отпусков. Работодатель вправе урегулировать его своим локальном актом (ст. 8 ТК).

Полагаем, не надо повторно учитывать мнение профсоюза, если кадровик заполняет графы 7–10 унифицированной формы. Это связано с тем, что прописываемые в них процедуры не требуют мнения профкома (ст. 124 и 125 ТК). В остальных случаях, например, когда приняли новых работников и внесли в график даты их отпусков, рекомендуем соблюдать порядок, в котором утверждали график.

Ситуация

Надо ли согласовывать график отпусков с работниками, если в образовательной организации нет профсоюза

Мнение может быть учтено, но делать это не обязательно.

Трудовой кодекс не предусматривает норму о согласовании графика отпусков с работниками. В унифицированной форме отметки о согласовании графика с работниками нет.

Однако работодатель может установить такую процедуру по собственной инициативе в локальном акте. На практике это обычно не встречается, с работниками график не согласовывают.

Как утвердить график отпусков

Утвердите график отпусков на 2025 год по 17 декабря 2024 года включительно (ч. 1 ст. 123 ТК, письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

Способ утверждения зависит от формы графика. Если используете форму № Т-7, впишите в поле «УТВЕРЖДАЮ» наименование вашей должности. Ниже – подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения. Этого достаточно, ставить печать образовательной организации и дополнительно издавать приказ не надо. Если используете самостоятельно разработанную форму графика, поставьте на титульном листе гриф утверждения. Чтобы дополнительно дать поручения по работе с графиком, примите приказ.

Ситуация

Можно ли утвердить график отпусков позже 16 декабря

Можно, в определенных случаях.

График надо утвердить не позже чем за две недели до начала года (ч. 1 ст. 123 ТК). Если последний день двухнедельного срока выпадает на выходной, то днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

Внимание

Если нарушите требования к графику отпусков, вас оштрафуют.

Руководителю грозит штраф до 5000 руб., школе или детскому саду – до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Ситуация

Нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком отпусков

Нормативные акты такого требования не содержат. Есть две противоположные позиции.

Первая позиция: график отпусков – локальный акт образовательной организации. Следовательно, руководитель обязан знакомить с ним работников под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК, письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1, решение Верховного суда Республики Коми от 15.06.2016 по делу № 21-428/2016).

Вторая позиция: знакомить работников с графиком отпусков не нужно. Во-первых, в трудовом законодательстве нет такой обязанности работодателя (письмо Минтруда от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17846, письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1). Во-вторых, график отпусков – не локальный акт. Это организационно-распорядительный документ, который входит в категорию первичной учетной документации (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, письмо Роструда от 12.07.2012 № ПГ/5244-6-1).

Рекомендуем все-таки ознакомить работников с графиком отпусков. В спорных ситуациях так можно подтвердить, что работник, имеющий право на отпуск в удобное для него время, согласился с датами, которые запланированы в документе (апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 04.10.2017 по делу № 33-3958/2017).

Способ ознакомления выберите самостоятельно. Например, внесите в график дополнительную графу или используйте специальные учетные формы – лист или журнал ознакомления. Этот же способ можно применить, когда уведомляете работников о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Фрагмент графика отпусков – ознакомление работника с графиком и началом отпуска

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678327/

Ознакомление с графиком
Срок, в который надо ознакомить работников с графиком, не установлен. Рекомендуем сделать это до начала календарного года, на который утвержден график

 Ознакомление с отпуском
Работника надо уведомить минимум за две недели до дня начала отпуска. Максимального срока нет, поэтому можете уведомить о дате начала отпуска и ознакомить с графиком в один день

 .

Ситуация

В какой срок нужно ознакомить работников с графиком отпусков

Срок, в который надо ознакомить работников с графиком, не установлен. Рекомендуем сделать это до начала календарного года, на который утвержден график.

О начале отпуска работника уведомляют минимум за две недели. Максимального срока нет, поэтому можно уведомить о дате начала отпуска и ознакомить с графиком в один день.

Ситуация

Обязан ли работодатель перенести отпуск, если не уведомил работника о его начале

Да, работодатель обязан перенести период отпуска, если не уведомил работника за две недели или не выплатил отпускные за три дня до начала (ст. 124 ТК). Новая дата отдыха определяется по письменному заявлению сотрудника.

Как и сколько хранить график отпусков

Утвержденный график отпусков поместите в дело и передайте в отдел кадров. Так же поступайте с листами дополнений. Кадровики в течение года работают с графиком и дополнениями, когда работники уходят в отпуск и возвращаются из него.

В конце календарного года поручите закрыть дело. На обложке кадровик должен указать даты начала и окончания работы с графиком. Например, 16.12.2024–30.12.2025, срок хранения. А закрытое дело – передать в архив образовательной организации.

В архиве график отпусков храните три года (п. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Срок исчисляют с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Например, график отпусков на 2025 год заканчивает свое действие 31 декабря 2025 года. Значит, хранить его нужно с 1 января 2026 года по 31 декабря 2028 года.

График отпусков, у которого закончился срок хранения, уничтожьте. Используйте способ, закрепленный в локальном акте, например с помощью шредера. По итогам поручите составить акт. В нем указывают: заголовок графика, год, на который он составлен, почему его уничтожили, когда и каким способом. Форму акта определите самостоятельно.

Как вести график отпусков в течение 2025 года

В течение года поручите вносить в утвержденную форму графика сведения о фактических датах отпуска, об их переносе, отзыве из отпуска и предоставлении нового. Если используете форму № Т-7, необходимо заполнять графы 7–10. Какие сведения вносить, зависит от ситуации.

Ситуация 1. Работник уволился до начала отпуска

При увольнении работнику обязаны выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК). Такое распоряжение дайте в приказе об увольнении. Реквизиты приказа следует внести в графу «Примечание» графика отпусков. Там же надо указать количество дней отпуска, за которые уволенному работнику предоставлена компенсация. В остальных пустых графах – поставить прочерки.

Фрагмент графика отпусков – компенсация за неиспользованный отпуск из-за увольнения

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678328/

Ситуация 2. Работник перенес даты отпуска с согласия работодателя

Инициативу идти в отпуск вне графика работник должен выразить в заявлении, а работодатель – удовлетворить ее в приказе. Реквизиты этих документов вносят в графу 8 графика отпусков. В графе 9 следует указать новые даты отпуска – они есть в заявлении. Если отпуск будет использован в том же календарном году, на который составлен график, дополнительно в графе 7 нужно зафиксировать фактическую дату его начала. В последней графе следует прописать основание переноса отпуска – соглашение сторон.

Фрагмент графика отпусков – перенос даты отпуска по инициативе работника

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678329/

Ситуация 3. Работника отозвали из отпуска, он согласился

Отзыв работника из отпуска по инициативе работодателя оформляйте приказом и письменным согласием работника (ч. 2 ст. 125 ТК). Реквизиты этих документов надо указать в графе «Основание» графика, а в графе «Дата предполагаемого отпуска» – даты использования оставшейся части. В графе «Примечание» следует написать, что работник был отозван из отпуска, и поставить дату, когда он приступил к работе. Если работник позднее использовал часть отпуска, из которого был отозван, надо внести дату начала и окончания отпуска в графу «Фактическая дата».

Фрагмент графика отпусков – отзыв работника из отпуска

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678330/

Ситуация 4. Работник заменил часть отпуска денежной компенсацией

Заменить компенсацией можно только ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК). Просьбу о замене работник должен оформить заявлением, а работодатель – удовлетворить приказом. Сведения о компенсации надо отразить в графе «Примечание» графика. Поручите кадровику вписать в нее количество дней, за которые выплатили работнику компенсацию, указать основание, например реквизиты приказа. В графах 7–9 – поставить прочерк.

Фрагмент графика отпусков – замена части отпуска компенсацией

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678331/

Ситуация 5. Работник заболел в отпуске

По соглашению с работником продлите отпуск на время перерыва из-за болезни, если подчиненный сообщил о больничном до того, как вышел на работу. В графе «Фактическая дата» надо поменять дату окончания отпуска, добавив к ней количество больничных дней (ст. 124 ТК). В примечании попросите отметить количество дней, на которые продлен отпуск, и основания для продления – лист нетрудоспособности, приказ образовательной организации.

Если работник хочет использовать дни перерыва отпуска из-за болезни в другое удобное для него время, перенесите отпуск (ст. 124 ТК). Для этого возьмите у работника заявление и издайте приказ. В графике отпусков уточненные записи надо сделать в графах 8 и 9. В графе «Основание» – отразить реквизиты приказа, а в графе «Дата предполагаемого отпуска» – дату использования оставшейся части. Если работник позднее использовал данную часть отпуска, надо внести дату начала и окончания отпуска в графу «Фактическая дата».

Фрагмент графика отпусков – продление и перенос части отпуска из-за болезни

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678348/

Ситуация 6. Отпуск совпал с праздничными нерабочими днями

Если отпуск работника выпадает на праздничные нерабочие дни, продлите его на количество таких дней (ст. 120 ТК). В графе «Фактическая дата» графика следует указать период с учетом прибавленных праздников. Перечень праздничных нерабочих дней в 2025 году – в статье 112 ТК и постановлении Правительства от 10.08.2023 № 1314.

Фрагмент графика отпусков – прибавление дней отпуска из-за нерабочих праздничных дней

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678353/

Ситуация

Надо ли работнику подавать заявление об изменении графика отпусков

Нет, не надо.

Работнику достаточно написать заявление на отпуск или его перенос. Эти письменные просьбы и будут основаниями для внесения поправок в график отпусков.

Как изменять и дополнять график отпусков

Самостоятельно решите, надо ли изменять и дополнять график отпусков после утверждения. Федеральное законодательство такого требования не содержит. Рекомендуем оформлять дополнения и изменения. Они позволят контролировать очередность предоставления отпусков и избегать споров с подчиненными. Например, дополнения необходимы, если в течение 2025 года зачислите в штат новых работников, изменения – при переводе работника на другую должность, по которой предусмотрена иная продолжительность отпуска.

Если в графике отпусков обнаружили ошибку, ее следует исправить, чтобы избежать ответственности. Процедуру определите самостоятельно. Можно использовать один из двух представленных вариантов или, как предложил Роструд, утвердить новую редакцию графика (информация от 22.05.2020).

Как изменить график отпусков

Изменения отражают в графе «Примечание», если там есть место. Для этого пропишите, что изменилось, на каком основании. Если места нет, оформите лист дополнений.

Фрагмент графика отпусков – варианты изменения графика отпусков

https://obr.action360.ru/system/content/image/212/1/-40678361/

Ситуация

Нужно ли изменять график отпусков, если льготник ушел в отпуск не по графику

Нет, не нужно.

На «льготников» график отпусков фактически не распространяется. Кадровик должен сделать отметку в графе 7 формы Т-7 о фактической дате отпуска работника.

Как дополнить график отпусков

Если ведете график на бумажном носителе, оформите дополнения в отдельном документе. Форму определите самостоятельно. Например, можно использовать установленную в образовательной организации форму графика, изменив заголовок документа на «Дополнения к графику отпусков».

Ситуация

Надо ли издавать приказ об изменении графика отпусков

Нет, не надо.

Изменения достаточно отразить в самом графике, а дополнения к нему – в листе дополнений. Приказ можно принять, если хотите урегулировать организационные моменты. Например, чтобы назначить работника, которому поручаете внести изменения в график, указать причины изменений и в чем они заключаются.

 

© Материал из Справочной системы «Актион Образование»
https://obr.action360.ru

Как составить график отпусков на 2025 год для образовательных организаций
Пролистать наверх